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Mein Gründer-Toolset. Tools und Infrastruktur in der Cloud #missionbusiness

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Nachdem ich mir einen recht ambitionierten Plan zurechtgelegt habe,  der bis spätestens zur Unternehmensgründung am 01.08. zu erledigt sein hat, steht jetzt endlich die praktische Arbeit und der Aufbau der Infrastruktur im Fokus. Dabei habe ich nach stundenlanger Evaluierung jetzt meine Tools ausgewählt mit denen ich starten werde.

Da und dort habe ich auch schon fragende Blicke geerntet, wenn ich da vom CRMs und Zeiterfassung zu reden begonnen habe. „Wozu brauchst du das als Gründer? Schau, dass die Daten bei dir bleiben und mit Excel kommt man auch weit.“. Mag stimmen, zwei Gründe: erstens mag ich gute Online-Tools und deren Möglichkeiten, zweitens glaube ich nicht daran mit Excel eine längerfristige Lösung zu haben. Die Krücke ist natürlich, dass meine Daten bei einem Drittanbieter liegen, was einerseits gewisses Grundvertrauen voraussetzt, andererseits Konsequenz bei der Erstellung von Backups verlangt. Leider haben nicht alle Tools die ich einsetzen werde, eine solche Funktion an Board. Aber jetzt zu den Werkzeugen:

 

Google Drive – Datenaustausch

Standrechner im Homeoffice, Notebook für’s Stadtbüro, iPad als Herzeigbildschirm für Kundentermine. Klar sollen die Daten überall synchron laufen. Nach langem hin & her zwischen Dropbox und Google Drive ist die Entscheidung, dann auf Google Drive gefallen. Die integrierten Office-Funktionen und die gute Anbindung an Dritt-Apps gaben schließlich den Ausschlag. Leider mag ausgerechnet meine Projektmanagement-App nicht mit Google Drive reden, sondern nur mit Dropbox, also bleibt mir der Dienst zumindest am Rand erhalten. Selbstredend sind die Google Standardtools Google Calendars und Google Contacts ebenfalls im Einsatz

https://drive.google.com

 

Agile CRM – Deals, Kontakte, Projektstati

An dieser Stelle ein Danke an Florian Hiess für den Tipp, denn das Thema CRM hat mich länger beschäftigt. Eigentlich wollte ich eine Lösung zum selbst hosten, leider waren mir die Systeme entweder viel zu mächtig, oder zu wartungsintensiv. Agile CRM gibt mir für Schritt eins bereits in der kostenlosen Variante alles was ich brauche. Deal-Verwaltung, Kontaktverwaltung (inkl. Sync mit Google Contacts), Tasks zu Projekten & Deals, Anbindung von Dokumenten über Google Drive und jede Menge Auswertungen, von denen ich gefühlt etwa 1/3 einsetzen werde. Darüber hinaus ist auch alles da für Marketing-Automation. Über Zapier hab ich mir einen Abgleich hin zu Mailchimp gebaut. Die Oberfläche gefällt mir recht gut und lässt auch hinsichtlich benutzerdefinierter Felder einiges zu. Für mich als Einzelkämpfer völlig ausreichend.

https://www.agilecrm.com/

 

Toogl – Zeiterfassung

In einem WKO Webinar wurde nahegelegt die eigene Zeit zu erfassen. Nämlich nicht nur im Zusammenhang mit Kundenprojekten, sondern auch um ein Gefühl dafür zu bekommen wieviel Zeit für Administration, Marketing, Networking etc. aufgeht. Toogl bietet auf einer ansprechenden Oberfläche die Möglichkeit nach Kunde und Projekte zu erfassen. App & Plugin für den Browser gibts auch. Ich nutze das Ding immer am Ende des Tages um den gesamten Tag zu erfassen. Eine Ausgabe verrechenbarer Zeit gibt es erst in der Bezahlversion, nachdem das Tool aber Tags kann, habe ich mir diese Funktion über Tagging nachgebaut.

http://toggl.com

 

freefinance – Buchhaltung, Angebote, Rechnungslegung

Zu diesem Tool hat mir meine Steuerberaterin geraten. Vom Namen sollte man sich nicht täuschen lassen, freefinance ist ein kostenpflichtiges Tool und schlägt mir etwa 120,- im Jahr zu Buche. Dafür bekommt man eine komplette Einnahmen-Ausgaben Verwaltung, Angebotslegung und Rechnungsverwaltung für den österreichischen Markt. Die Umsatzsteuervoranmeldung kann via Schnittstelle zum Finanzamt erledigt werden, außerdem bekommt meine Steuerberaterin über einen eigenen Steuerberaterzugang die Möglichkeit sich selbst ein Bild zu verschaffen. Nettes Feature: über eine hauseigene App lässt sich auch das Fahrtenbuch direkt über freefinance erledigen.

http://www.freefinance.at/

 

Die sonstigen Tools

Das bestehende Toolset wird um ergänzende Tools erweitert, die ich aufgrund ihrer Bekanntheit wahrscheinlich nicht näher erklären muss.

Klarerweise sind noch einen Haufen zusätzlicher Tools und Helfer zur Analyse und Content-Verwaltung am Start, die dienen aber nur bedingt dem grundsätzlichen Aufbau und der Verwaltung meines Unternehmens.

 



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